La gestione degli hotel e delle strutture ricettive, in tutti i loro dettagli più piccoli e tecnici, avviene ormai nella maggioranza dei casi tramite un PMS. Un PMS, come ci hanno raccontato i responsabilità di hotelcinquestelle, una software house che sviluppa questi programmi, è un sistema automatico ed integrato che aiuta lo staff a coordinare le proprie attività quotidiane dalla prenotazione al check-out. Se la tua struttura non ha ancora un PMS affidabile per la gestione, ecco cosa dovresti ricercare in questo tipo di programmi gestionali.
Integrabilità
Non tutte le attività inerenti l’hotel passeranno direttamente per il PMS: per esempio, gli ordini della cucina in fatto di materie prime potrebbero appoggiarsi ad un altro sistema. E’ fondamentale che il PMS scelto sia in grado di integrarsi efficacemente con gli altri programmi, come loro estensione, per aiutarti a tenere sotto controllo tutti gli aspetti dell’attività.
La prima cosa da fare è dunque stilare una lista dei propri programmi di terze parti già in uso ed incrociare la loro compatibilità con il software gestionale a cui sei interessato.
I sistemi da integrare con maggiore interesse sono indubbiamente:
- Gli OTA (Online Travel Agency) e Booking Engine, cioè i servizi di prenotazione online utilizzati direttamente dagli utenti per rintracciare, valutare e prenotare la tua struttura
- il Channel manager, che stabilisce secondo i parametri necessari tariffe, prezzi, sconti e promozioni della tua struttura
- Il sistema di accesso alla struttura
- Il sistema di controllo della ristorazione
- Il sistema di centralino e check-in
- Il sistema dei turni dello staff
Personalizzazione
Per ogni struttura è necessario assolvere a differenti necessità e peculiarità: è vitale che il PMS scelto sia flessibile e possa essere impostato secondo i parametri che ti servono realmente, per fornirti un’analisi chiara e funzionale delle performance della struttura. La homepage dovrebbe essere intuitiva e semplice da usare, per permettere a te e ai dipendenti di avere sempre sotto controllo tutti i dati necessari per gestire la struttura.
Facilità d’uso
Il software gestionale deve aiutarti a gestire l’attività, non causarti ancora più difficoltà e rallentamenti. La facilità d’uso è un aspetto fondamentale non solo perché il programma ti sia realmente d’aiuto, ma perché potrai insegnarne l’uso in poche ore allo staff, risparmiando in corsi di formazione e lezioni.
Assistenza
L’assistenza del software gestionale dovrebbe essere sempre attiva, a prescindere da feste e orari: per qualsiasi evenienza sai di poterti rivolgere ad un consulente tecnico che può assisterti nelle procedure di correzione, installazione, verifica, senza che si verifichino vuoti di controllo o momenti di inattività che ti farebbero perdere tempo e denaro prezioso.
