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Conservazione fatturazione elettronica: tutto quello che c’è da sapere

Divenuta obbligatoria nel 2019 in caso “di cessioni di beni e prestazioni di servizi effettuate tra soggetti residenti o stabiliti in Italia”, la fatturazione elettronica è stata introdotta dal Governo e dall’Agenzia delle Entrate  con l’obiettivo di tracciare i movimenti di denaro e contrastare gli illeciti legati all’evasione fiscale.

Rappresentando un documento dalla valenza legale, la fattura elettronica, nota anche come e-fattura, per mantenere il suo carattere di inalterabilità e immutabilità deve necessariamente riportare una serie di informazioni, quali:

  • Data di emissione del contenuto;
  • Numero progressivo di emissione;
  • Dati sul fornitore (il nome della ditta, la ragione sociale, l’indirizzo della sede, il numero di partita iva o il codice fiscale);
  • Dati del cliente;
  • Descrizione della natura, della qualità e della quantità della merce scambiata o del servizio offerto;
  • Corrispettivo dell’operazione IVA esclusiva;
  • Aliquota IVA applicabile per la categoria di servizi trattati;
  • Totale della fattura;
  • Indicazione operazioni esenti, escluse e non imponibili.

La Legge di Bilancio 2018 identifica tra i soggetti esonerati dall’obbligo di fatturazione: le imprese e i lavoratori che operano nel regime di vantaggio o nel regime forfettario, i piccoli imprenditori agricoli, medici, farmacisti e operatori sanitari per le operazioni già trasmesse al Sistema Tessera Sanitaria, associazioni sportive dilettantistiche nel regime forfettario con ricavi fino a 65.000€/anno e imprese che devono fatturare beni o servizi destinati a soggetti non residenti in Italia o extra-comunitari.

 

Come si conservano le fatture elettroniche?

Sempre secondo quanto previsto dalla normativa, le fatture elettroniche devono essere tassativamente conservate in modalità elettronica e l’obbligo ricade sia sull’emittente sia sul destinatario.

Ma cosa si intende per conservazione sostitutiva? Come riferito dall’Agenzia delle Entrate, non si fa riferimento alla semplice memorizzazione su PC del file della fattura, bensì a un processo regolamentato tecnicamente dalla legge (CAD – Codice dell’Amministrazione Digitale).

In questo senso, ecco la questione spiegata nel dettaglio:

 

  • Tempistiche di conservazione: La conservazione viene eseguita su specifici supporti ottici che garantiscono la leggibilità del tempo. Tale processo deve terminare entro tre mesi dalla scadenza stabilita per la presentazione della relativa dichiarazione dei redditi annuale.
  • Durata della conservazione: La durata della conservazione delle fatture elettroniche prevista dalla legislazione è di 10 anni.
  • Requisiti di idoneità: Per essere valide, le fatture elettroniche conservate devono rispettare i seguenti requisitivi: immodificabilità, integrità, autenticità, leggibilità e reperibilità.
  • Soggetti della conservazione: La conservazione può essere effettuata dal soggetto depositario delle scritture contabili, direttamente dal contribuente o da un soggetto terzo di cui si avvale il depositario stesso.
  • Soggetti esonerati: La Legge di Bilancio 2018 identifica tra i soggetti esonerati dall’obbligo di fatturazione: le imprese e i lavoratori che operano nel regime di vantaggio o nel regime forfettario, i piccoli imprenditori agricoli, medici, farmacisti e operatori sanitari per le operazioni già trasmesse al Sistema Tessera Sanitaria, associazioni sportive dilettantistiche nel regime forfettario con ricavi fino a 65.000€/anno e imprese che devono fatturare beni o servizi destinati a soggetti non residenti in Italia o extra-comunitari.
  • Processo di conservazione elettronica: Di solito, il processo di conservazione è fornito dagli operatori privati certificati e facilmente individuabili navigando su Internet. Tuttavia, anche l’Agenzia delle Entrate mette a disposizione degli utenti un servizio gratuito per la conservazione delle fatture a norma di legge emesse e ricevute elettronicamente attraverso il Sistema di Interscambio (SdI): il servizio è accessibile tramite l’area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi”.
  • Sanzioni per gli inadempienti: L’inadempienza all’obbligo di conservazione o archiviano i file in maniera errata è sanzionabile come la mancata esibizione dei libri e delle scritture contabili o dei documenti fiscali. A livello economico, la somma economica richiesta potrebbe variare da 1.032,91€ a 7.746,85€.

 

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