La fatturazione elettronica è una delle novità fiscali più interessanti degli ultimi anni. Obbligo, ma anche opportunità, al costo di qualche incombenza formale garantisce alcuni vantaggi ai professionisti e alle imprese.
Ne parliamo qui, fornendo informazioni precise e consigli per gestirla al meglio. In chiusura, introdurremo un software per la fatturazione elettronica di ultima generazione: Invoicex.
Che cos’è la fatturazione elettronica e perché è importante per i liberi professionisti?
La fatturazione elettronica è un sistema digitale introdotto dall’Agenzia delle Entrate nel 2019 che impone, o comunque consente, di elaborare e inviare le fatture per via telematica.
Questo sistema è stato progettato per permettere all’Agenzia delle Entrate di raccogliere e verificare i dati dei contribuenti, con l’obiettivo dichiarato di combattere l’evasione e l’elusione fiscale.
Ridurre la fatturazione elettronica a un semplice strumento di controllo sarebbe però un errore, poiché offre vantaggi significativi anche per i contribuenti, in particolare per i liberi professionisti, che non possono permettersi di perdere tempo. Consente infatti di eliminare l’uso del cartaceo e risparmiare tempo nella creazione ed emissione delle fatture. Invece di dover redigere la fattura con un programma di scrittura, stamparla, firmarla, scansionarla e spedirla al cliente, è possibile elaborarla e inviarla direttamente online.
Inizialmente, la fatturazione elettronica era obbligatoria solo per le partite IVA e le aziende in regime ordinario. Dal 2024 però l’obbligo si è esteso a tutti, inclusi i forfettari. Rimangono tuttavia esonerati i professionisti del settore medico, poiché emettere e trasmettere fatture telematicamente all’Agenzia delle Entrate potrebbe rivelare dati sensibili dei pazienti.
Come funziona la fatturazione elettronica?
Il funzionamento della fatturazione elettronica è molto semplice. Si tratta di utilizzare uno dei tanti software a disposizione per elaborare le fatture.
L’elaborazione consiste semplicemente nel riempimento di alcuni campi. Alcuni di questi sono obbligatori: la ragione sociale, la partita IVA, il codice univoco (una sigla che consente di identificare il contribuente all’interno del sistema dell’Agenzia delle Entrate), i riferimenti alle prestazioni, la numerazione, la data, l’importo e il metodo di pagamento.
Una volta elaborata la fattura bastano due click: uno per firmarla digitalmente e una per inviarla. L’invio viene effettuato a beneficio del sistema di interscambio dell’Agenzia delle Entrate, che opera un controllo meramente formale e poi notifica la fattura all’intestatario.
Come gestire la fatturazione elettronica
Come abbiamo visto la fatturazione elettronica è molto semplice. Allo stesso tempo è possibile incappare in alcuni errori frequenti, i quali possono causare disagi significativi ed esporre ad accertamenti da parte dell’Agenzia delle Entrate.
L’errore classico consiste nel non controllare la fattura prima di firmarla e inviarla, magari crogiolandosi nell’attività di verifica del sistema di interscambio. È bene ripeterlo: tale attività è puramente formale e non sostanziale, dunque qualsiasi errore pesa ai fini di un eventuale accertamento.
Per esempio, può capitare di dimenticare tra le bozze una fattura. La fattura successiva riprende quindi la numerazione non dall’ultima fattura emessa bensì da quella nelle bozze, compromettendo la progressività.
Un altro errore è non sfruttare gli automatismi dei software per la fatturazione elettronica. Il riferimento è ai tool che consentono di memorizzare i clienti e di richiamarli al momento di elaborare la fattura, evitando ogni volta il riempimento manuale dei campi. Questo errore costa minuti preziosi, i quali si accumulano fattura dopo fattura fino a determinare una perdita di tempo rilevante.
Infine, un errore frequente è scegliere male il software di fatturazione elettronica. L’istinto suggerisce di optare per il programma dell’Agenzia delle Entrate. In realtà, non si tratta della soluzione migliore. Certo, questo programma fa il suo… ma poco altro.
Meglio fare riferimento ai software più avanzati, che mettono a disposizione numerosi tool in grado di facilitare non solo l’elaborazione delle fatture, ma anche le attività contabili.
Un esempio è dato da Invoicex. Questo innovativo programma consente di elaborare, firmare e trasmettere le fatture elettroniche in modo semplice e veloce, grazie a un’interfaccia intuitiva. Offre inoltre strumenti utili per la gestione del magazzino, rendendolo un gestionale completo e versatile.